チャットとメールの違い|個別指導を受ける環境の選び方

  • ビジネスで多く使われているのは、メール?
  • LINEやSNSはプライベート用アカウント?

最近というよりも10年以上前からほとんどメールは使わないという会社も多くなっているのをご存じでしょうか?

ビジネスでも個人でも使用しやすいのはメール?チャット?

使い分けや入れ替えたほうが良い事例をご紹介していきます。

今回の目次は、以下の通りです。

メールとチャットの違い

メールの利点【メリット】

チャットの利点【メリット】

メールとチャットの使い分け

私の個別指導環境について

メールとチャットの違い

メールとチャットは何が違うのか

まずは、メールとチャットそれぞれの特徴をご紹介していきます。

メールとは

メールとチャットの違い

電子メール(Eメール)と呼ばれるツール。

対応機種は、スマホ、タブレット、パソコンなど情報通信機器があれば、利用可能。

メールとは、メールアドレス(○○@ドメイン名やキャリア名)宛に送る電子連絡ツール。

メールアドレスは複数所持も簡単に行える。

例えば、電子メールを取得することができる無料サービスには、以下のようなものがあります。

  • Yahooメール(Yahooのサービス)
  • Gメール(Googleのサービス)
  • hotmail(マイクロソフトのサービス)

等があります。

【送受信をする方法】

Eメールの送受信を行う際には、アプリケーションを使うパターンとURLにアクセスをして確認をする方法の2つがあります。

アプリケーションによる方法は、

  1. 各種サービスの指定アプリをインストール
  2. アカウントにログインをする

この状況で、URLにアクセスをした時に確認する送受信ボックスが確認できます。

URLへのアクセス方法は、

  1. 指定されたURLへアクセスを行う
  2. アカウント情報を入力し、ログイン(ID、パスワード)

アプリと同様に、送受信ボックスが確認できます。

メールでは以下のような情報も共有が可能です。

  • データ(画像やテキストファイル等)
  • クラウドサービスの利用(指定URL上でのデータの預かりサービス)

チャットとは

チャットとは

チャットとは、インターネットで利用するサービス。

インスタントメッセンジャーと呼ばれるアプリケーションを利用するのが主な仕組みです。

【仕組み】

  1. アカウントを作成
  2. アカウントにログイン(チャットサーバーに接続)
  3. 参加者の入力したテキストのメッセージがリアルタイムに表示される

主な利用は、LINEが分かりやすいですね。

ではそれぞれのメリットについて解説していきます。

 

メールの利点【メリット】

メールのメリット

メールは、何をする時に便利なのか?

主に以下の点がメリットに感じる人は多いです。

  • 長文を送りやすい
  • 一斉配信をその場で管理
  • フォルダ分けによる管理
  • 相手の都合に合わせやすい

順にご紹介していきます。

長文を送りやすい

長文を送る

メールでは、先方への挨拶分や定型文等を複数用意することが可能です。

例えば、会社同士のやり取りの際には、「フッターの設定」という機能があります。

何ができるのかというと、

  • 指名
  • 会社名
  • 住所
  • 連絡先

こうした情報を一括で登録することが可能になります。

さらに、文章を構成して、長く作ることも違和感がありません。

一斉配信をその場で管理

一斉配信

一斉配信とは、登録したメンバーに同時に配信を行う方法。

例えば、

異業種交流会に参加。

メンバーのLINEのアカウントはまだ共有できていない。

こんな時、自分の登録したい人のメールアドレスを一度に送信先に同時に入力することも可能です。

フォルダ分けによる管理

フォルダ分け

チャットは主に、フォルダというよりも連絡先別に履歴が残るのがメリット。

しかし、フォルダは、社内の部署ごとや同期、プロジェクト等さまざまな連絡先ごとに分けられた方が楽ですよね。

こういう時に、グループチャットよりも簡単に手軽にフォルダ分けがしやすいと私は感じています。

相手の都合に合わせやすい

相手の都合

LINEで多くの人が頭を抱えるのが、「既読スルー」と「未読」ではないでしょうか?

送られた方の都合よりも送った側の確認が優先されている仕組みともいえる。

しかし、メールは、普通に送信した場合は、あくまで相手がメールをチェックするかどうかも含めて「まかせる」姿勢になります。

つまりは、余分なストレスを与える心配が少ないのです。

チャットの利点【メリット】

チャットのメリット

ではチャットは何が優れているのでしょうか?

  • 即時確認
  • 簡単な返事
  • 複数人と同時の会話

順にご紹介していきます。

即時確認

即時確認

リアルタイム感がすごいです。

  • 相手にが見たかどうか?
  • 返事している
  • 未読と既読の分離

とにかくリアルタイムでその場の即答が可能な点が最大のメリットだと私は感じています。

簡単な返事

簡単な返事

  • メールの件名などが不要
  • 要件のみを入力
  • シンプルな回答(はい、わかりました等)

とにかく、早く返事をしなければいけない相手に対しては、「返事が遅い」と思われにくくすることが可能になります。

同時に複数人と会話

同時に複数人と会話

グループチャットという機能があります。

メールの一斉配信と同じですが、個別の回答とは違います。

全ての人にチャットルーム上で情報を共有する。

すぐに相互で意見を伝え合うことが可能になります。

メールとチャットの使い分け

メールとチャットの使い分け

どちらも一長一短があります。

お客様宛の連絡はメール

お客様宛の連絡ツール

  • あいさつ文
  • 説明
  • 補足資料添付

上記のようなコミュニケーションツールを考えると、メールのほうがおすすめです。

社内の連絡ツールはチャット

社内連絡ツール

  • 共有
  • 意見交換
  • 即時の確認

業務の効率化が優先される環境では、シンプルに要件が伝わることを優先。

よって、チャットの方が効率的になります。

 

 

私の個別指導環境について

アフィリエイトアドセンス物販コンサル無期限対応

私が行う無期限講座の環境は以下のツールを利用しております。

  • Skype
  • LINE
  • Google Meet
  • Chatwork

上記のいずれかのアカウントをお持ちの方であれば、対応は可能となります。

特に希望がない場合は、多くの方には、Skypeを優先してご案内しております。

最近は、LINEでのやり取りを希望される方もおられます。

ご自由にお選びください。

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